Архивный отдел

2. Задачи Архива организации
Основными задачами Отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности архивных фондов и архивных документов, являющихся муниципальной собственностью и входящих в состав Архивного фонда Курской области, а также иных архивных документов;
- осуществление учета документов, принятых в Отдел; представление в установленном порядке учетных данных в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела;
- комплектование Отдела документами Архивного фонда Курской области;
- обеспечение условий для всестороннего использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов юридическими и физическими лицами, а также самостоятельного использования, включая информационное обслуживание органов местного самоуправления Щигровского района и других органов власти, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан.
3. Функции Архива организации
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
3.1. Обеспечивает постоянное хранение:
3.1.1. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности:
представительного органа администрации Щигровского района, администрации Щигровского района и ее структурных подразделений с момента их образования;
представительных органов и администраций городских и сельских поселений Щигровского района с момента их образования;
учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности Щигровского района.
3.1.2. Архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, образовавшихся в деятельности организаций частной формы собственности, общественных объединений, расположенных на территории Щигровского района.
3.1.3. Архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законных основаниях в муниципальную собственность.
3.1.4. Ранее принятых на хранение архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей.
3.1.5. Научной, кинофотофонодокументов и видеозаписей.
3.1.6. Учетных документов: архивных справочников, информационных баз данных, печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих и раскрывающих состав и содержание фондов Отдела.

3.2. Обеспечивает временное хранение:
3.2.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Щигровского района, на основании соответствующего договора.
3.2.2. Документов на любых видах носителей, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Курской области, и иных архивных документов, являющихся государственной собственностью Курской области, в том числе образовавшихся в деятельности органов государственной власти области, учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к государственной собственности Курской области, действующих на территории Щигровского района, в рамках реализации отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела, предоставленных органу местного самоуправления муниципального образования.
3.2.3. Архивных документов действующих организаций муниципальной и частной формы собственности, а также граждан в порядке и на условиях, определяемых в договоре между собственником документов и Отделом.
3.2.4. Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных органов местного самоуправления и муниципальных организаций, перечисленных в п. 3.1.1.
3.2.5. Архивных документов, в том числе документов по личному составу ликвидированных организаций частной формы собственности, общественных объединений, действовавших на территории Щигровского района, на условиях и в порядке, определенных в договоре между Отделом и ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим.
3.3. Ведет государственный учет документов Архивного фонда Курской области, представляя в установленном порядке учетные сведения в уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела.
3.4. Разрабатывает и ведет в соответствии с действующими правилами списки юридических и физических лиц – источников комплектования Отдела, документы которых подлежат передаче на хранение в Отдел, осуществляет отбор и прием данных документов на постоянное хранение.
3.5. Принимает в установленном порядке меры к пополнению Отдела документами, находящимися в собственности частных организаций и граждан; к выявлению и получению из архивов других муниципальных образований, областных государственных архивных учреждений, российских архивов подлинников и (или) копий архивных документов своего профиля.
3.6. В установленном порядке проводит экспертизу ценности документов организаций и граждан с целью включения их в состав Архивного фонда Курской области, а также документов, хранящихся в Отделе.
3.7. Участвует в мероприятиях по развитию сети архивов организаций – источников комплектования Отдела и совершенствованию их работы.
3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью архивов (архивных служб) и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций; оказывает содействие в сохранении, комплектовании и использовании архивных фондов и архивных документов организациям, относящимся к государственной собственности Курской области, в порядке реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела, и иным организациям, действующим на территории Щигровского района, включая:
проведение проверок состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов, включенных в состав Архивного фонда Курской области и находящихся на временном хранении в организациях – источниках комплектования Отдела, а также иных архивных документов, в том числе и документов по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях – источниках комплектования Отдела;
рассмотрение и согласование положений об архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций – источников комплектования Отдела и инструкцией по делопроизводству;
рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела поступивших от организаций описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и представление в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в Отдел в порядке, установленном органом исполнительной власти области в сфере архивного дела;
оказание научно-методической и практической помощи по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве организациям – источникам комплектования Отдела и другим юридическим лицам.
3.9. Принимает участие в решении вопросов о передаче хранящихся в Отделе документов, входящих в состав Архивного фонда Курской области и являющихся муниципальной собственностью, в другие муниципальные архивы области и областные государственные архивные учреждения.
3.10. Осуществляет комплекс мер по улучшению физического состояния документов, принятых на хранение в Отдел.
3.11. Изучает общественные потребности в ретроспективной документной информации, исследует эффективность использования документов Отдела, информирует органы местного самоуправления, муниципальные организации и другие заинтересованные организации о документах, хранящихся в Отделе, для их всестороннего использования.
3.12. В установленном порядке исполняет различного характера запросы юридических и физических лиц по документам Отдела.
3.13. Организует и проводит документальные выставки, школьные уроки, экскурсии и другие виды деятельности по информационному обеспечению Отдела, а также информирует о документах Отдела через средства массовой информации и иным способом.
3.14. Создает с учетом потребностей использования информационные сети, банки и базы данных, различные виды архивных справочников о составе и содержании документов Отдела.
3.15. Осуществляет по согласованию с Администрацией Щигровского района подготовку к изданию и издание документальных публикаций, справочно-информационной и научно-популярной литературы, в том числе и с участием научных и иных учреждений.
3.16. Обеспечивает соблюдение организациями – источниками комплектования Отдела – установленных законодательством об архивном деле и иными нормативными актами и правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов; своевременно информирует уполномоченный орган исполнительной власти области в сфере архивного дела о выявленных в ходе проверок и посещений органов и организаций фактах нарушения правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Курской области и иных архивных документов.
3.17. Рассматривает в установленном порядке предложения, заявления и жалобы организаций и граждан и своевременно принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан.
3.18. Сотрудничает с российскими архивами и архивами Курской области, архивными, научными и информационными организациями, участвует в разработке и реализации федеральных, областных, муниципальных и иных научно-культурных программ, изучает и распространяет передовой опыт архивной работы.
3.19.Организует и проводит научные конференции , совещания, семинары, в том числе и с участием представителей других муниципальных архивов, областных государственных архивных и научных учреждений.
3.20. Представляет в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела отчеты и статистическую информацию по установленной форме, в том числе и отчетность, связанную с реализацией отдельных государственных полномочий Курской области в сфере архивного дела.
3.21. Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации Щигровского района.
3.22.Реализует отдельные государственные полномочия Курской области в сфере архивного дела, предоставленные Законом Курской области органу местного самоуправления Щигровского района.
3.23. Осуществляет иные функции в соответствии с действующим законодательством.

Архивный отдел

Сотрудники отдела

Задачи и функции отдела